Purchase Requisition

Aplikasi ERP SAP Business One saat ini masih belum memiliki modul untuk Permintaan Pembelian atau Permintaan Barang yang biasa dikenal dengan Purchase Request (PR). Perusahaan yang sudah memikirkan percepatan dan employee driven approach untuk melakukan permintaan barang,sudah sewajarnya akan meminta fungsi ini sebagai bagian dari ERP system mereka.

Kebutuhan dan Pentingnya PR
Dengan pendekatan proses bisnis yang semakin mengarah pada employee self service, maka Purchase Requisition secara online akan mengurangi lalu lintas kertas, mengurangi kemungkinan dokumen permintaan barang hilang di tengah jalan, mempersingkat waktu pengajuan dan approval dilakukan secara online sehingga dapat dilakukan oleh user dari manapun. Dengan perkembangan teknologi dan kesiapan jaringan internet, PR Online ini sangat memudahkan dan meningkatkan efisiensi waktu.

Terpenting lagi, sistem ini dapat membantu untuk melakukan checking persediaan barang di gudang penyimpanan berdasarkan permintaan yang sudah disetujui. Fungsi checking persediaan ini dapat mengurangi kerugian yang timbul karena melakukan pembelian barang yang tidak diperlukan. Proses checking-nya dilakukan oleh sistem sehingga lebih akurat dan cepat.

Jika ternyata barang yang dibutuhkan masih tersedia, maka pejabat yang ditugaskan akan mengubah PR tersebut menjadi dokumen pengeluaran barang dari tempat persediaan. Jika ternyata barang yang diminta, maka requestor yang berwenang, biasanya seorang purchaser, akan mengkonsolidasikan semua permintaan yang sudah disetujui, untuk seterusnya dilakukan pembelian barang.

PR yang tercatat di sistem juga memungkinkan requestor barang untuk mengetahui status dari permintaannya di sistem dan melakukan tindakan antisipatif jika diperlukan. Misalnya, jika ternyata karena kondisi tertentu permintaannya ditolak, atau tidak dapat diterima pada waktunya, requestor dapat menyesuaikan kembali rencana kerjanya pada waktu yang tepat.

Untuk membuatnya semakin powerful, fungsi PR yang ada sekarang akan dikembangkan untuk dilengkapi dengan fungsi pengambilan barang untuk multiple warehouse , pengecekan anggaran yang akan membantu para approver untuk memastikan ketersediaan anggaran sebelum menyetujui suatu permintaan.

Skema PR Online untuk SAP Business One
Permintaan barang dapat dilakukan untuk barang apapun, baik yang memiliki material number maupun tidak, dan untuk barang dari kategori apapun sesuai dengan kategori yang sudah ditentukan di SAP Business One. Hal ini akan membantu mengurangi salah komunikasi antara requestor dan penyedia barang atau pembeli.

Setelah diajukan, sistem akan melakukan prosedur approval yang sudah di set-up terlebih dahulu. Proses approval dapat dilakukan sampai dengan 2 tingkat sesuai dengan hirarki approval yang dapat dibuat dan diubah dengan mudah dan kapanpun diperlukan.

Approval akan memicu proses selanjutnya, yaitu pengecekan persediaan barang. Pengecekan ini akan mengarahkan sistem pada 2 kemungkinan yaitu:

• Jika barang masih tersedia, maka PR Online akan ‘melempar permintaan tersebut ke picking list basket‘. Petugas penyimpanan barang akan melihat picking list ini melalui reporting-console-nya sehingga dapat melakukan persiapan pengambilan barang. Pengambilan barang dilakukan oleh peminta dengan cara membawa PR yang sudah di-approve. Kontrol pengeluaran barang dari tempat penyimpanan harus mengacu pada nomer PR yang telah disetujui.
• Jika barang tidak tersedia, maka PR Online akan ‘melempar request tersebut ke planning-basket pembelian. Petugas pembelian akan melihat melalui reporting-console-nya, barang-barang apa saja yang perlu dibeli. Petugas ini, dibanntu oleh SAP Business One, akan melakukan konsolidasi pembelian, melakukan pencarian vendor, membuat Purchase Quotation dan Purchase Order di sistem, dan seterusnya mengikuti alur proses standar SAP Business One, termasuk alur approval standar untuk dokumen Purchase Order.
• Satu Purchase Order dapat merupakan gabungan beberapa PR yang akan ditujukan kepada vendor yang sama, sehingga mengurangi proses data entry PR. Proses native di dalam SAP Business One inilah yang akan membantu requestor untuk melakukan status tracking dari permintaan barang yang diajukan. Jika permintaan barangnya sudah diterima di tempat penyimpanan barang, maka yang bersangkutan dapat melakukan pengambilan barang, mengacu pada nomer PR-nya.

Siapa saja Penggunanya
Saat ini PR Online sudah digunakan oleh beberapa pelanggan pengguna SAP Business One, baik perusahaan manufacture, trading, maupun distribusi yang bertujuan untuk membantu memonitor permintaan barang dan posisi stock level di gudang.

Solusi PR Online ini melengkapi fitur ERP yang ada pada SAP Business One, yang sudah memiliki modul lengkap meliputi Sales Process, Purchasing, Inventory, Warehouse, Production, Material Requirement Planning, Service, Finance & Accounting.

Feature List

• Employee Self Service untuk permintaan barang.
• Online and Real Tie Approval
• Pengecekan persediaan
• Reservasi Persediaan
• Linking antara nomer PR dan nomer Pengeluaran Barang
• PR tracking