ELO: Pentingnya Manajemen Berkas
- Pernahkah Anda menerima informasi dari bank,penyedia jasa telekomunikasi, finance, dan lain sebagainya yang menyatakan bahwa mereka tidak lagi mengirimkan informasi dalam bentuk cetakan, namun kita akan dikirimi file digital.
- Pernahkah Anda mendengar jargon “Paperless”, hal ini digaungkan sejak awal-awal booming komputer di sekitar tahun 90’an.
- Pernahkah Anda mendengar bahwa untuk selembar kertas, dibutuhkan pembabatan hutan-hutan yang menjadi supply oksigen bagi kita?
Tanpa kita sadari cara informasi disebarkan dan disimpan sudah semakin jauh menuju cara yang modern, aman, hemat, dan ramah terhadap lingkungan. Tidak lagi dibutuhkan gudang penyimpanan arsip yang membutuhkan dana yang tidak sedikit dan juga personel yang mencatat tiap dokumen yang disimpan. Kini dengan menggunakan teknologi modern, arsip dapat disimpan tanpa harus tiap saat diakses sembarangan. Sehingga arsip-arsip asli dapat dikelola dengan maksimal. Lalu bagaimana jika dibutuhkan file-file tertentu?
Mari kita saksikan video di bawah:
Dengan menggunakan ELO, arsip-arsip transaksi tidak perlu semua disimpan dalam bentuk dokumen cetak, namun akan dilakukan otomatis secara digital. Sistem pengarsipan modern ini memungkinkan pengguna untuk melakukan akses secara digital, memanage hak akses personil, melakukan kolaborasi, digital approval, dsb. Contoh yang kita ilustrasikan akan mereduksi waktu, biaya perawatan printer, biaya pembelian kertas, tinta, dan semakin meningkatkan kualitas serta efisiensi perusahaan.
Dengan fitur-fitur canggih yang disediakan ELO, setiap berkas dapat ditelusuri dengan mudah. Misal sebuah invoice yang diterbitkan dari sistem penjualan, akan langsung didokumentasikan di sistem ELO, dikirimkan secara otomatis ke email tujuan, atau dilanjutkan dengan approval, dsb.Tidak ada kertas yang digunakan, semua disajikan dalam format digital, kecuali user menginginkannya untuk dicetak. Dokumen-dokumen yang disimpan juga bisa ditautkan, misalnya surat perjanjian No.X ditautkan dengan lampiran dokumen copy KTP, akan sangat mudah dilakukan dengan ELO.Sehingga suatu ketika, dokumen tersebut dibuka maka pengguna yang membacanya sudah mendapatkan informasi yang lengkap termasuk lampiran dokumen copy KTP. Bandingkan dengan metode pengarsipan sebelumnya dimana surat-surat hardcopy dapat terselip, tercecer, atau bahkan hilang karena mungkin saja dokumen-dokumen tersebut diakses di level dokumen asli dan oleh banyak orang sehingga tentu menjadi masalah bagi perusahaan.
Singkatnya ELO akan mengubah cara bisnis Anda dalam memperlakukan dokumen dengan cara-cara yang lebih baik, aman, dan mempermudah perusahaan dalam memanfaatkan semua informasi di dalamnya sebagai pendukung pengambilan keputusan dalam waktu yang lebih cepat.
Tertarik untuk menganalisa kebutuhan perusahaan Anda?
Hubungi kami:
PT Kreator Solusi Informasi
Jl. Ngagel Jaya Selatan,
Ruko Manyar Megah Indah Plaza Blok F No. 4
Phone : (031) 504 1750
Fax : (031) 504 1758
