SAP BUSINESS ONE untuk MANUFACTURING?

Kesempatan membuat manusia tidak berhenti di satu titik. Kesempatan membuat kita yang menyukai tantangan menjadikan kita penasaran dan tidak bisa tidur untuk mendapatkan jawaban agar kesempatan baik itu dapat diraih dan dimanfaatkan sebagai solusi terbaik. Begitu pula dengan SAP Business One. Selama ini, di pasaran ERP orang-orang menganggap bahwa SAP Business One hanya pas bagi industri distribusi, tidak layak digunakan untuk industri pabrikan atau manufaktur.

Tetapi adanya tawaran untuk melakukan review terhadap kemungkinan penggunaan SAP Business One pada bidang industri pabrikan, membuat team kami sebagai konsultan merasa tertantang, berpikir, dan terus mencari solusinya. Kabar baik pun muncul, team kami berhasil mengembangkan 2 solusi untuk industri manufacturing yaitu: Product Cost Allocation dan Inventory Conversion. Setelah solusi tersebut muncul, SAP Business One terbukti dapat diterima sebagai solusi untuk industri manufaktur/pabrikan. Dan telah diterima serta diimplementasikan di 3 perusahaan cooking oil refinery, 1 perusahaan pembuat food seasoning, dan 1 perusahaan industri genteng keramik.
Dengan solusi tersebut, kami yakin akan mendapatkan lebih banyak kesempatan untuk bisa membantu pengusaha di bidang industri manufaktur dengan SAP Business One.

Latar Belakang
SAP Business One basically memiliki solusi manufaktur yang disebut light production. Dengan solusi ini di SAP Business One, kita dapat membuat Bill of Material (BOM), melakukan raw material issue to production, dan finished good receive penuh ataupun sebagian. Tidak ada feature untuk melakukan product cost allocation ataupun menangani proses produksi dengan berbagai variasinya.
Kita mengetahui bahwa pada industri tertentu, proses produksi menghasilkan produk sampingan atau turunan (by product) – discrete ataupun manufacturing process.

Disamping produk turunan, proses produksi dapat juga menghasilkan expected waste product, baik dengan jumlah yang bisa diperkirakan sebelumnya ataupun tidak. Kondisi produksi semacam ini, antara lain terjadi di proses produksi cooking oil refinery. Pada waktu crude palm oil (CPO) diolah menjadi minyak goreng, terjadi produk turunan seperti styrine yang dapat dipergunakan kembali misalnya untuk industri pembuatan sabun dan lilin. Produk turunan ini harus direceive sebagai material lain. Beberapa perusahaan menginginkan agar produk turunan dan waste product ini jumlahnya diestimasikan saja, misalnya selalu 10% dan 2%, tetapi ada juga perusahaan yang menginginkan untuk melakukan pencatatan secara aktual.

Pembebanan biaya produk turunan dan waste product ini memiliki sedikit variasi. Untuk produk turunan, ada yang menginginkan untuk dibebankan secara proporsional, ada yang menggunakan perhitungan tertentu. Demikian juga dengan pembebanan waste product. Ada yang menginginkan seluruhnya dibebankan kepada produk utama, ada juga yang dibebankan dengan cara tertentu terhadap produk utama dan turunan.

Sebagai variasi dari produk turunan, ada juga yang menginginkan untuk tidak dialihkan sebagai material baru tetapi sebagai material yang sama dengan grade berbeda.

Salah satu pendekatan solusi yang digunakan adalah dengan mengalihkan grade yang berbeda tersebut sebagai batch yang berbeda.

Alokasi Biaya Produksi dan Konversi Produk di SAP Business One
Setelah memahami kondisi industri ini, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana kita dapat melakukan pencatatan proses yang diinginkan tersebut secara cepat dan akurat di SAP Business One?

Karena SAP Business One tidak memiliki fungsi tersebut, kita membuat 2 fungsi tambahan yang diberi nama Alokasi Biaya Waktu (Product Cost Allocation) dan Konversi Product (Stock Conversion).

Skema Add On Alokasi Biaya Produksi
Pada saat proses produksi selesai, user memberikan data-data hasil produksi yaitu jumlah hasil yang diproduksi, jumlah produk turunan, dan jumlah produk yang terbuang (waste) pada saat terjadi proses produksi.

Operator yang ditugaskan menginput data tersebut di layar default SAP Business One. Standar proses SAP Business One adalah menerima dan melakukan revaluasi nilai stok berdasarkan jumlah penerimaan produk utama.

Add on Alokasi Biaya Produksi akan melakukan proses tambahan sebagai berikut:

• Good Issue dari produk utama dan melakukan goods receive produk turunan sesuai jumlah yang diinput.
• Revaluasi (penghitungan ulang) unit cost product turunan berdasarkan formula tertentu, misalnya prosentase atau standard cost.
• Revaluasi unit cost product utama atas timbulnya produk turunan tersebut.
• Revaluasi unit cost terhadap product utama atas timbulnya product turunan tersebut.
• Add on ini pun melakukan proses penjurnalan biaya produksi baik yang terjadi dalam proses produksi standar maupun proses produksi yang lebih kompleks, misalnya dengan produk turunan atau buangan yaitu dengan melakukan penjurnalan variance. Variance yang terjadi karena adanya perbedaan antara planned quantity dan actual quantity, baik untuk bahan baku maupun produk jadi utama.
• Add on ini juga memiliki fungsi untuk mencantumkan referensi nomer Production Order di setiap transaksi revaluasi tersebut di atas yang akan berguna untuk pemeriksaan kembali.

Skema Add On Konversi Product
Pada saat produk utama atau produk kategori apa pun yang hendak dipindahkan ke kategori lain, maka di SAP Business One dipergunakan fungsi batch. Jadi pada dasarnya batch didefinisikan dan diberi karakteristik sesuai dengan yang diinginkan dan produk dari batch yang satu dipindahkan ke batch yang diinginkan.

Dengan membuka satu layar, add on ini akan melakukan 3 aktivitas sekaligus di SAP Business One. Dengan demikian membuat transaksi lebih cepat dan akurat.

• Pengguna memilih kode barang dan batch yang hendak dipindahkan dan menentukan jumlahnya.
• Lalu dipilih kode barang dan atau batch yang dituju.
• Add on akan memerintahkan SAP Business One untuk melakukan good issues dari batch yang akan diubah karena perubahan grade (batch) dan melakukan good receive di batch yang dituju.
• Jika yang dikehendaki adalah perubahan kode barang, maka add on akan melakukan hal yang sama untuk perubahan kode barang.
• Jika unit cost antara grade atau kode barang awal dan yang dituju berbeda.

Siapa saja penggunanya?

Add on ini akan sangat memudahkan petugas perencanaan produksi di perusahaan pabrikan atau siapapun yang ditugaskan untuk melakukan proses penerimaan dan pengeluaran barang. Di samping itu, membuat proses akuntansi untuk membukukan biaya produksi menjadi lebih mudah, terintegrasi, cepat, akurat, dan dapat ditelusuri kembali.
Dengan adanya add on ini, maka solusi generic untuk dapat digunakan di perusahan lain secara luas akan memberikan dampak positif terhadap eksistensi SAP Business One di industri manufaktur menjadi lebih meyakinkan.